Volledig voldoen aan wet- en regelgeving met COSA Approve
Creëer dynamische en flexibele workflows
Vianen, 06 april 2010 – COSA, specialist op het gebied van business process management, document- en recordsmanagement, introduceert COSA Approve. Met COSA Approve kunnen bedrijven de levenscyclus van documenten instellen en beheren, zoals voorgeschreven door Solvency II en Basel II.
Planning, goedkeuringscycli, distributie en archivering/publicatie wordt vaak niet gezien als deel van compliance management software. Deze stromen en activiteiten zijn precies waar COSA Approve op focust: het management van het proces. Het bevat de output van de technische software gespecialiseerd in specifieke voorschriften. COSA Approve ondersteunt tevens bij het beheren van deadlines, door verbetering van de efficiëntie van autorisatieprocedures en waarschuwingen bij vertraging.
Het creëren van de juiste documenten, de ontwikkeling van content, de goedkeuring, vrijgave en distributie van documenten en bestanden wordt volledig afgehandeld door COSA Approve. Organisaties kunnen hiermee hun eigen specifieke levenscycli instellen – definities van documenten die geproduceerd moeten worden. Het biedt de werknemers van de organisatie maximale vrijheid in hun werk, terwijl het ook toeziet op het behalen van eisen met betrekking tot bijvoorbeeld timing en accordering, maar ook de benodigde publicatie(s).
Met COSA Approve zijn alle verplichtingen inzichtelijk en onder controle. Zo geeft het systeem aan dat op tijd begonnen moet worden met het maken van rapportages. Het zorgt hierbij ook dat de juiste templates voor documenten worden gebruikt. Wanneer de conceptversie klaar is, kunnen alle betrokkenen een handtekening zetten. COSA Approve is daarmee ook een belangrijk archiveringssysteem dat tevens de publicatieplicht invult. Mocht er over bijvoorbeeld zeven jaar gevraagd worden naar de invulling van dat ene wetsvoorschrift, dan krijgt men met één druk op de knop het antwoord.
Sybrand Jongejans, CEO van COSA: “Het grote verschil met e-mail is dat iedereen het kan inzien en direct overzicht heeft over de exacte status. Stappen in het proces worden bepaald door de eerder genomen stappen. Een CEO moet handtekeningen zetten, maar kan dat alleen doen als alle voorgaande afdelingen hun werk hebben gedaan. Met e-mail moet de CEO wachten, met COSA Approve is het duidelijk bij wie de zaak zich bevindt. Na stap 1 komt er een volgende stap, stap 2. Dit is heel dynamisch en flexibel; andere programma’s zijn meer stringent. Wanneer je wel met een e-mail oplossing als MS Outlook accordeert, verlies je die voortgang en dus ook de controle. Hoe checkt de documenteigenaar of het afgehandeld is, waar het vastgelopen is en of de juiste personen een handtekening gezet hebben? Het is een ongecontroleerd proces dat kan leiden tot hoge kosten in de vorm van boetes, of erger. Bij COSA Approve is dat het geval. Er zit veel meer dynamiek in de workflow: het brengt alle losse activiteiten bij elkaar.”
COSA Approve is een essentiële toevoeging op alle bestaande systemen die moeten voldoen aan wet- en regelgeving. Deadlines worden gehaald en het systeem kan organisatiebreed aangepast worden.
Over COSA
COSA - onderdeel van ACN Infotech - is Europees softwareleverancier en deskundige op het gebied van automatiseringsprojecten, waarbij gerenommeerde producten en diensten voor business process management, document- en recordsmanagement worden ingezet. Bovendien biedt COSA ook NLoket: het elektronisch loket voor gemeenten waarmee digitale dienstverlening wordt geboden.
COSA BPM is, volgens Gartner Group, een van leidende software suites op het gebied van Business Process Management oplossingen in Europa. De software wordt ondersteund door een groep van veertig hoog gekwalificeerde medewerkers in Nederland (Vianen) en Duitsland (Pulheim).
Tot de gebruikers van de suite behoren internationale organisaties in de financiële- en verzekeringssector, maar ook overheidsinstanties en industriële bedrijven. In Nederland zijn de COSA producten sinds 1994 geïmplementeerd bij toonaangevende organisaties, waaronder Nationale Nederlanden, F. van Lanschot Bankiers, Achmea Zilveren Kruis, KPN Telecom, het Ministerie van Defensie en diverse Nederlandse gemeenten. |
